СЕД

Приклад системи, "MIA:Документообіг, версія 1.0" державного підприємства "Інфотех", побудованої на базі відкритої платформи CRM для Ericsson Erlang/OTP.

ІНТЕРФЕЙС КОРИСТУВАЧА

Робоче місце регістраторів

Робоче місце регістратора документів дозволяє створювати документи та їх індексну інформацію, долучати файли (цифрові документи або цифрові копії паперових документів). Вхідний номер документів додається автоматично на основі правил нумерації, які налаштовуються під конкретну організацію.

Журнали документів

Журнали документів --- це сукупність посилань швидкого доступу на пошукові запити по усім індексним полям документів в системі. Ці журнали налаштовується під потреби кожного підприєства та водночас підтримується створення довільних пошукових запитів користувача.

Реєстраційно-моніторингові картки

Реєстраційно-моніторингова картка визначається постановою №55 Кабінету Міністрів України та представляє собою усю інформацію пов'язану з документом на найвищому рівні архітектури. Загалом архітектура СЕД складається з наступних прошарків: 1) файли-додатки, які представляють собою або цифрові копії паперових документів (pdf) або цифрові документим (doc, docx, pdf); 2) індексовані системою документи та їх індексна інформація (може містити довільну кількість додатків); 3) BPMN ділопроцеси, кожен крок з яких в процесі виконання може містити довільну кількість індексованих докумемнтів; 4) реєстраційно-моніторингові картки, які є сукупністью BPMN ділопроцесів пов'язаних між собою певним чином.

BPMN-процеси діловодства

Ділопроцеси пітримують редактор bpmn.io та дозволяють у незмінній формі використовувати їх у системі. Система наочно показує поточний крок ділопроцесу, та час виконання на кожній стадії.

Делегування повноважень

У випадку виходу керівника у відпустку він може делегувати свої повноваження підлеглим, з точнісь до ролей ділопроцесів.

СЕД

Перелік BPMN ділопроцесів та типів документів згідно постанови №55 КМУ які пітримуються у версії "МІА:Документообіг ЦОВ".

Зовнішні ділопроцеси

Зовнішні актори породжують вхідні документи та відповідні процеси, які потребують відповіді (резолюції), яка надсилається автору звернення або запиту. Після резолюції документи зовнішніх акторів направляються в Архів та систему СЕВ ОВВ v.2.0. Система зовнішніх бізнес процесів складається з двох абстрактних та рештою специфічних схем.

Вхідний документ — перший абстрактний ділопроцес, спільний для всіх зовнішніх акторів, який оперує вхідними документами.

Вихідний документ — другий абстрактний ділопроцес, спільний для всіх зовнішніх акторів, який оперує відповідями-резолюціями на вхідний документ.

Ці бізнес процеси можуть виділяти окремі підпроцеси або частини які є специфічними для певних видів документів.

Звернення громадян — самий масовий документ та породжений ним ділопроцес. Після резолюції породжує ділопроцес вихідного документу.

Публічний запит — окремий вид вхідного документу з резолюцією.

Адвокатський запит — юридичний документ. Після резолюції породжує ділопроцес вихідного документу.

Депутатський запит та звернення — юридичний документ який породжує крім вихідного документу адресованого дупутату, також нотифікацію в Верховну Раду на ім'я її голови.

Внутрішні ділопроцеси

Ділопроцеси внутрішніх акторів оперують документами, які не потребують додаткових ділопроцесів резолюції, та призначені для внутрішньої (приватної) циркуляції всередині організаційної структури.

Організаційно-розпорядний документ — внутрійшній документ ієрархічної системи прав та звітності (горизонтальної та вертикальної взаємодії в складних організаційних структурах). Породжує універсальним ділопроцес для внутрнішнього користування з горизонтальними та вертикальними зв'язками.

Задача — Ad-hoc документ для внутрішніх та зовнішніх акторів.

Додатковий документ — внутрійшній документ, який може бути в контексті як зовнішнього так і внутрішнього актора який потребує засвідчення.

Реєстраційно-моніторингові картки

РМК представляє собою корені усії можливих дерев ділопроцесів. Наприклад ділопроцеси зовнішніх акторів породжують ділопроцеси резулюції-відповіді та можуть породжувати додатково ділопроцеси організаційно розпорядних документів. Усі ці процеси повязуються в одну структуру та завжди належать до певної РМК.

Так як усі ділопроцеси включають усі можливі документи (є ексклюзивним транзакційним сховищем документів), а файли-додатки (копії оригінальних паперових документів, та усі їх версії) індексуються як поля цих документів, то дерево РМК транзитивно включає усю інформацію яка була пов'язана в процесі обробки згідно схем ділопроцесів.